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Excel 計算兩個時間之間的差距教學

示範各種計算時間間隔的 Excel 公式與操作方法,並提供眾多實用的範例。

問題

假設我們有員工的上班與下班打卡時間紀錄,該如何計算上班與下班時間的間隔,產生實際的上班時數?

員工上下班打卡時間紀錄

解法

基本上要計算兩個時間的差距,就直接把兩個時間拿來相減即可,只不過在計算完之後,要設定好適當的顯示格式,才能顯示比較好閱讀的結果。

計算時間差距

如果想要從這些打卡紀錄計算出每位員工的上班工作時數,可直接將「下班時間」減掉「上班時間」即可:

=C2-B2
計算上班時數

時間格式

如果我們想讓上班時數只顯示至分鐘(不顯示秒),或是僅顯示小時數,可以更改儲存格格式的設定,以下是操作步驟。
Step 1
選擇上班時數的儲存格範圍。

選擇儲存格範圍

Step 2
點選滑鼠右鍵,在右鍵選單中選擇「儲存格格式」。

選擇「儲存格格式」

Step 3
在「數值」籤頁中,選擇「自訂」類別,然後在類型的欄位中輸入數值格式代碼。

自訂時間格式

自訂間隔時間的格式時,常用的代碼有以下幾種:

代碼意義
h小時數。
hh小時數,不足兩位數時,前方補 0。
m分鐘數。
mm分鐘數,不足兩位數時,前方補 0。
s秒數。
ss秒數,不足兩位數時,前方補 0。

使用以上這些代碼就可以組合出自己想要的格式,以下是顯示時間間隔資料常會用到的格式範例:

格式呈現結果
hh:mm:ss09:21:00
hh"時"mm"分"ss"秒"09時21分00秒
h"時"m"分"s"秒"9時21分0秒
hh:mm09:21
h:mm9:21
h"小時"m"分鐘"9小時21分鐘
h9
h"小時"9小時

這是套用 hh:mm 格式,只顯示小時與分鐘的樣子。

只顯示小時與分鐘

這是套用 h 格式,只顯示小時的樣子。

只顯示小時

TEXT 函數

除了調整儲存格格式之外,我們也可以利用 TEXT 函數,配合指定的格式,直接產生我們想要顯示的時間資料。TEXT 函數的用法如下:

TEXT(時間,格式)

TEXT 的第一個時間參數就直接放「下班時間」減掉「上班時間」的值,而第二個格式參數則跟上面介紹的儲存格自訂格式相同,以下是一個顯示分鐘與秒數的範例。

=TEXT(C2-B2,"h:mm")
使用 TEXT 函數顯示時間

轉換時間單位

除了靠格式的設定產生指定的時間資料外,我們也可以直接透過數值的計算,自己轉換時間的單位。例如將時間乘以 24 轉換為小時,然後再用 INT 取整數,就可以得到上班的小時數:

=INT((C2-B2)*24)
轉換時間單位為小時

以下是一些常用的時間轉換公式範例:

公式意義
=INT((時間)*24)轉換為小時數,並取整數。
=(時間)*1440轉換為分鐘數。
=(時間)*86400轉換為秒數。
=HOUR(時間)轉換為小時數(整數),但不能計算超過 24 的值。
=MINUTE(時間)轉換為分鐘數,但不能計算超過 60 的值。
=SECOND(時間)轉換為秒數,但不能計算超過 60 的值。
這些數學公式可以這樣使用,主要是因為 Excel 在處理時間資料時,其實是以浮點數(小數)來表示的,而這個浮點數的原始單位是「天」,也就是說 12 小時就等同於 0.5,在掌握這個規則之後,即可利用各種數學運算自己轉換時間單位。

參考資料:Office 官方網站

分類:Excel

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