Excel 製作下拉式選單、驗證資料教學與範例

介紹如何在 Excel 中使用資料驗證功能，製作下拉式選單，驗證輸入資料的正確性。

假設我們有一張 Excel 資料表格，需要手動輸入資料。

為了避免手動輸入資料的時候，不小心輸入錯誤，我們可以使用 Excel 內建的「資料驗證」功能，讓選擇題的欄位以下拉式選單輸入，而日期、數值欄位則可設定允許的資料範圍，降低資料輸入錯誤的機會。

固定清單

以性別欄位來說，基本上只會有「男生」與「女生」兩種選項，而且未來也不會有變動，在這種情況之下，就可以採用固定清單的方式來處理。
Step 1
選取資料的輸入範圍，接著選擇「資料」頁籤中的「資料驗證」。

Step 2
選擇「清單」類型。

Step 3
以逗點分隔的方式，填入允許的選項值，然後按下「確定」。

Step 4
透過「資料驗證」設定好「性別」欄位的選項值之後，在輸入資料時就會自動出現下拉式選單了。

如果下拉式選單中的選項在日後會常常變動，就可以將選項另外放在表格中，透過參照的方式提供選項值，這裏我們以組別欄位作為示範。
Step 1
在工作表中另外新增組別的選項資料。

Step 2
選取資料的輸入範圍，接著選擇「資料」頁籤中的「資料驗證」。

Step 3
選擇「清單」類型，來源部分則改用參照的方式，填入組別資料的儲存格位置。

Step 4
這樣在輸入組別資料時，同樣會顯示下拉式選單，並且如果未來要更改選項值，就只要從「組別選項」中的選項值來修改即可。

若希望輸入的日期能夠落在某個範圍之內，也可以使用「資料驗證」的功能來處理。
Step 1
選擇要輸入日期資料的儲存格範圍。

Step 2
選擇「日期」類型，並設定日期的允許範圍。

Step 3
透過「資料驗證」設定好日期的允許範圍之後，如果輸入的日期資料超出允許的範圍，就會出現這樣的警告訊息，這樣就可以確保日期的合理性。

除了日期之外，數值資料也可以透過「資料驗證」功能設定允許範圍。
Step 1
選擇要輸入數值資料的儲存格範圍。

Step 2
依據要輸入數值的特性，選擇對應的類型與允許範圍。以金額來說，可以選擇「整數」，並設定最小值與最大值。

Step 3
透過「資料驗證」設定好各種資料規則之後，就可以減少輸入錯誤發生的機率。