Excel 自動查表填入資料 VLOOKUP 函數教學與範例

使用 Excel 的 VLOOKUP 函數，自動查表、依據對應值或區間填入資料。

在整理各種表格資料時，多少都會遇到需要根據對應表來填入資料的情況，例如查詢學生的學號，填入姓名等基本資料，或是根據成績的分布區間，填入等第的資訊等，雖然這些動作都很簡單，但是當資料量很多的時候，還是會需要耗費大量的人工與時間的。

其實在 Excel 中，基本查表與填入資料的動作都可以使用 VLOOKUP 這個函數來處理，只要訂好規則，就可以一次處理非常大量的資料，非常方便，以下是 VLOOKUP 的使用方式教學與實際的範例。

查表填入對應值

假設我們有一個 Excel 檔案如下，右方橘色的表格是一個對照表，裡面有所有學生的「學號」與「姓名」的對照關係，而左邊藍色的表格是一個需要根據學號來填入姓名的表格。

我們要做的事情就是使用 VLOOKUP 函數，根據右邊的橘色對應表，把左邊藍色表格的姓名欄位填好。

VLOOKUP 函數的使用方式如下：

=VLOOKUP(查閱值, 查表範圍, 傳回值欄號, 是否大約符合)

以下是各個參數的詳細說明：

查閱值

要用來作為查詢依據的值，以這個例子來說就是藍色表格中的學號欄位（例如 A2）。

查表範圍

要查詢的表格範圍，也就是橘色表格的範圍（D2:E8）。

由於查表範圍通常都是固定的，所以如果撰寫的公式會直接套用至其他的儲存格時，這個範圍就要改用絕對位置（$D$2:$E$8），防止查表範圍也跟著跳動。

另外查表範圍的第一欄一定要是查閱值的欄位，以這個例子來說，就是學號一定要在查表範圍的第一欄，這樣 VLOOKUP 才能正常運作。

傳回值欄號

指定在 VLOOKUP 找到對應的資料之後，要回傳查表範圍中第幾欄的資料，以這個例子來說，我們希望它傳回「姓名」的欄位，所以要填入 2。

是否大約符合

指定是否尋找大約符合的對應值，若填入 FALSE 則表示要找出完全符合的值。

若填入 TRUE 或省略不寫，則代表從查表範圍的第一欄中尋找近似值，如果找不到完全一樣的值，則回傳小於查閱值那一列所對應的資料。

在這個例子中，由於學號一定要完全相同才算是比對成功，所以這一個參數要填入 FALSE。

完整的公式寫出來就會像這樣：

=VLOOKUP(A2,$D$2:$E$8,2,FALSE)

這裡的查表範圍我們是使用絕對位置，所以可以直接套用至下方的儲存格，這樣就可以一次讓 Excel 自動幫我們查出所有學號所對應的姓名了。

除了精確對應關係的查表之外，根據數值區間找出對應值的情況也很常見，以下是一個簡單的範例。

假設我們有一個 Excel 檔案如下，右方橘色的表格是「成績區間」與「等第」的對照關係，而左邊藍色的表格是一個需要根據成績來填入等第的表格。

像這種根據區間找出對應值的問題，也可以使用 VLOOKUP 來處理，不過作法稍微有些差異。

在右邊橘色的表格中，區間的資料是一個範圍，VLOOKUP 無法直接處理這種資料，我們必須先將區間資料整理一下，新增一欄區間的「最低分」，這樣才能交給 VLOOKUP 來處理。

接著按照類似的作法撰寫公式，這裡 VLOOKUP 是根據區間的「最低分」來判定成績的等第的，所以查表範圍只要包含「最低分」與「等第」兩個欄位即可（$F$2:$G$6），而最後一個是否大約符合參數就要填入 TRUE，讓 VLOOKUP 根據區間的「最低分」傳回對應的等第：

=VLOOKUP(B2,$F$2:$G$6,2,TRUE)

將公式套用至下方的儲存格後，就可以自動填入所有成績的等第資訊了。