Word 合併列印修改日期、數字、金額等格式教學

透過修改功能變數代碼，或是更改 Word 進階設定，調整 Word 合併列印的日期、數字、金額等資料的顯示格式。

問題

假設我們有類似這樣的 Excel 表格，其中的資料包含日期、數量與金額，而我們想要使用 Word 的合併列印功能，將這些資料印製成標籤。

雖然我們在 Excel 中已經將這些資料的顯示格式設定好（例如年月日的顯示方式），但是放進 Word 文件之後格式還是會跑掉，該如何修改這些資料的顯示方式？

解法

若要更改合併列印的資料顯示格式，可以修改功能變數代碼，在 Word 中指定顯示格式；另一種方式是調整 Word 選項，讓 Word 直接從 Excel 中讀取資料格式，兩種方式任選一種使用即可。

這裡我們假設大家已經熟悉基本的 Word 合併列印步驟，在以下的步驟的說明中，僅說明關於調整資料顯示格式的部分。

修改功能變數代碼

Step 1
在使用 Word 合併列印功能，插入各個變數之後，使用滑鼠右鍵點選要調整顯示格式的變數。

Step 2
在右鍵選單中，選擇「切換功能變數代碼」。

如果要顯示所有的功能變數代碼，可以按下 Alt + F9 快速鍵。

Step 3
點選「切換功能變數代碼」之後，該變數就會顯示出內部的代碼，接下來就可以直接修改裡面的內容。

功能變數代碼的格式如下：

{ MERGEFIELD 變數名稱 格式代碼 }

在預設的功能變數代碼中，只包含了 MERGEFIELD 與 變數名稱 這兩個部分，我們需要自己加上 格式代碼，而以下是常見的幾種格式代碼：

舉例來說，若要把日期格式設定成 年/月/日 這種格式，就可以這樣寫：

{ MERGEFIELD 日期 @ "yyyy/MM/dd" }

Step 4
修改好第一格的日期格式之後，可以按下「更新標籤」，將格式自動複製到後面所有的表格中，這樣就不需要逐一更改每一格的資料格式。

Step 5
按下「預覽結果」。

Step 6
這樣就可以得到自己定義的日期格式了。

Step 7
其他的數量與金額等欄位，也可以利用相同的方式修改功能變數代碼，自己定義顯示的格式。

若要顯示國字的數字，或是大寫的國字數字也都可以利用這個功能來處理。

調整 Word 選項

如果不喜歡自己撰寫功能變數代碼，或是根本不知道自己想要的格式該怎麼寫，可以改用調整 Word 選項的方式，讓 Word 直接從 Excel 中讀取設定好格式的資料，直接放進 Word 之中，這樣只要在 Excel 中調整好格式，在 Word 中即可直接取得正確的結果。
Step 1
在使用合併列印之前，先開啟 Word，選擇「檔案」。

Step 2
選擇「選項」。

Step 3
選擇「進階」頁面，在接近底部的位置有一個「開啟舊檔時確認格式轉換」，將這個選項勾選起來，然後按下「確定」。

Step 4
按照一般合併列印的方式，設定好 Word 版面，而在讀取 Excel 資料時，要選擇「使用現有清單」。

Step 5
選擇儲存資料的 Excel 檔案。

Step 6
在確認資料來源時，先勾選左下角的「全部顯示」。

Step 7
選擇「MS Excel 工作表 透過 DDE(*.xls)」。

Step 8
選擇儲存格範圍，選擇整張工作表。

Step 9
這樣 Word 就會直接將 Excel 中的資料讀取進來，並且保留每個資料在 Excel 中的顯示格式。

參考資料：資訊筆記